Dokumenty firmowe powinny znajdować się w Twoich archiwach przez określony czas, przy czym w zależności od rodzaju dokumentu obowiązują inne okresy przechowywania. Po tym czasie dokumentacja powinna być zniszczona – reguluje to RODO, a także przepisy krajowe. Sprawdź, jakie kary czekają na tych, którzy nie dopełniają tych obowiązków zgodnie z prawem.
RODO a przechowywanie dokumentów
RODO, czyli unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, reguluje kwestie związane z bezpieczeństwem danych. Ich wyciek może oznaczać dla przedsiębiorcy nałożenie wysokiej kary i odszkodowań dla poszkodowanych. Za złamanie przepisów RODO grozi zapłata nawet 20 mln euro lub do 4% obrotów z roku poprzedzającego.
Rozporządzenie nie określa, jak długo musisz przechowywać dane firmowe – regulacje w tym zakresie zawierają m.in. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy czy art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Niektóre dokumenty muszą znajdować się w Twoim archiwum przez 5 lat, a inne – nawet 50.
RODO a niszczenie dokumentów
Zgodnie z RODO dokumenty trzeba przechowywać tylko przez czas określony w przepisach. Po jego upływie należy je zniszczyć. Nie musisz robić tego samodzielnie ani angażować pracowników. Rhenus Office Systems Poland od ponad 20 lat wspiera firmy w tym procesie – klasyfikuje i porządkuje akta, usuwa zbędne oraz bezpiecznie je niszczy. Dowiedz się więcej o ofercie firmy: https://www.rhenus-office.pl/.
Jakie inne konsekwencje grożą za nieprawidłowe przechowywanie danych?
Zniszczenie czy utrata dokumentacji może być bardzo kosztowna. Zgodnie z art. 262 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, jeśli otrzymasz informację o kontroli dokumentów związanych z rozliczeniami i nie wydasz ich w ustalonym terminie, możesz otrzymać karę wysokości 3700 zł. Kolejnym problemem jest konieczność odtworzenia dokumentacji. Poza tym, jeśli utracisz bieżące dowody księgowe, nie będziesz mieć dokumentów niezbędnych do ustalenia wysokości np. podatków VAT i dochodowego. Jeśli nie zapłacisz ich w terminie, będzie się to wiązać z ryzykiem nałożenia kolejnych kar. To nie wszystkie przypadki, kiedy grożą Ci kosztowne konsekwencje.
Doszło do nieodpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji osobowo-płacowej? W takim przypadku również grozi Ci kara – wynika z art. 281 Kodeksu Pracy i wynosi od 1 do 30 tys. zł. Możesz ją zapłacić za samo pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Natomiast za intencjonalne niszczenie, uszkodzenie lub ukrywanie dokumentacji grozi grzywna, kara ograniczenia lub pozbawienia wolności do lat 2, co wynika z art. 276 Kodeksu karnego.
Pamiętaj również, że wyciek danych chronionych z nieprawidłowo archiwizowanych dokumentów wiąże się z konsekwencjami prawnymi, finansowymi, a także wizerunkowymi.
Wszystko to wygląda groźnie, jednak nie musisz się obawiać o dokumenty firmowe. Zamiast zajmować się archiwizacją i niszczeniem dokumentacji samodzielnie, podejmij współpracę z Rhenus Office Systems Poland, a trafią one do bezpiecznego archiwum. Tym samym uwolnisz siebie i pracowników od dodatkowych obowiązków.
