Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie działać już w 2026 roku. Nowe przepisy obejmą nie tylko duże spółki, ale także mikroprzedsiębiorców i jednoosobowe działalności gospodarcze. Eksperci ostrzegają: na wdrożenie cyfrowego fakturowania zostało niewiele czasu.
Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to odejście od faktur papierowych i PDF-ów na rzecz jednolitego formatu XML zgodnego z nową strukturą FA(3).
Według danych GUS, KSeF obejmie około 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw w Polsce, w tym 2,7 mln osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. System ma usprawnić obieg dokumentów, ograniczyć błędy i umożliwić automatyzację rozliczeń podatkowych.
Nowy obowiązek w trzech etapach
Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT, w tym małych i średnich przedsiębiorstw,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla firm, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Jednak już od lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli potrafić odbierać faktury z KSeF, ponieważ po uruchomieniu systemu nie będzie już obowiązku przekazywania ich kontrahentom w innej formie.
Faktury tylko w systemie – koniec papierów i PDF-ów
Po uruchomieniu KSeF przedsiębiorcy nie otrzymają faktur w tradycyjnej formie. Wszystkie dokumenty będą trafiały do centralnej bazy i będą dostępne do pobrania przez odbiorców.
Datą otrzymania faktury stanie się moment jej udostępnienia w systemie, a nie faktycznego pobrania. Wyjątki obejmą jedynie nieliczne przypadki – np. bilety kolejowe, faktury z kas fiskalnych (do końca 2026 r.) czy paragony z NIP-em.
W dużych firmach identyfikacja dokumentów w KSeF może być czasochłonna, zwłaszcza w przypadku faktur dotyczących podróży służbowych czy zakupów pracowniczych. Nowa struktura FA(3) przewiduje pole „Podmiot3 / Pracownik”, jednak jego wypełnienie nie będzie obowiązkowe.
Jak się przygotować do KSeF?
Firmy powinny już teraz zweryfikować, czy ich oprogramowanie księgowe i systemy ERP są zgodne z wymaganiami KSeF – czyli potrafią generować, walidować i przesyłać pliki XML FA(3).
Dla mikroprzedsiębiorców Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne narzędzia:
- Aplikację Podatnika KSeF,
- e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.
Z ich pomocą będzie można wystawiać, odbierać i automatycznie księgować faktury w rejestrach VAT.
Dostęp i certyfikaty – klucz do systemu
Aby korzystać z KSeF, trzeba uzyskać odpowiednie uprawnienia i certyfikaty:
- osoby fizyczne (JDG) mogą logować się przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany,
- spółki muszą złożyć formularz ZAW-FA lub użyć pieczęci kwalifikowanej.
Od 1 listopada 2025 r. dostępne będzie także narzędzie MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień), pozwalające wystąpić o certyfikat i nadać dostęp pracownikom, biurom rachunkowym czy współpracownikom.
Wdrożenie to nie tylko technologia
Eksperci podkreślają, że transformacja do KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale też organizacyjna i procesowa. Firmy powinny zaktualizować procedury, przeszkolić pracowników oraz przygotować plan działania na wypadek awarii systemu.
Ministerstwo Finansów zapowiada, że kary za brak zgodności z KSeF wejdą w życie dopiero w 2027 roku, ale przedsiębiorcy, którzy nie przygotują się odpowiednio wcześniej, mogą stanąć przed poważnym chaosem w fakturowaniu i rozliczeniach.
KSeF to jeden z kluczowych elementów cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. W perspektywie kilku lat ma on przynieść korzyści w postaci szybszych rozliczeń, mniejszej liczby błędów i większej przejrzystości fiskalnej.
Dla firm, niezależnie od wielkości, to ostatni moment, by przygotować się do nadchodzącej rewolucji, od której nie będzie już odwrotu.
Money.pl / Hanna Czarnecka
