Puszczało: Jak prawidłowo skonstruować umowę o zachowaniu poufności?
KOMENTARZ
Aleksandra Puszczało
Aplikant adwokacki w Kancelarii Prawnej RKKW – KWAŚNICKI, WRÓBEL i Partnerzy
Zasady związane z przekazywaniem i wykorzystywaniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (lub uznawanych przez przedsiębiorcę za poufne) powinny być określone przez strony w umowie o zachowaniu poufności (z ang. NDA – non-disclosure agreement lub CDA – confidential disclosure agreement) lub w odpowiednio sformułowanej klauzuli wprowadzonej do innej umowy zawieranej przez strony. Przepisy prawa nie określają szczególnych wymogów, które taka umowa powinna spełniać. Jak zatem prawidłowo skonstruować skuteczną umowę o zachowaniu poufności?
1. Kto i kiedy powinien zawrzeć umowę o zachowaniu poufności?
Umowa NDA powinna być zawarta zawsze wtedy, kiedy dana osoba uzyskuje dostęp do danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Najczęściej dotyczy to oczywiście pracowników, którzy zobowiązani są do zachowania szeroko rozumianej tajemnicy pracodawcy na podstawie przepisów kodeksu pracy. Warto więc zastanowić się nie tylko nad uszczegółowieniem obowiązku zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracowników, ale również nad zawarciem NDA z kontrahentami, z którymi prowadzimy negocjacje i zawieramy umowy, firmami wykonującymi dla nas badania oraz wszelkiego rodzaju audyty/due dilligence, przyszłymi inwestorami, czy też osobami, z którymi zawieramy umowy o dzieło lub zlecenia.
2. Jaką formę powinna mieć umowa o zachowaniu poufności?
Przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy tej umowy. Dla celów dowodowych oraz ewentualnego skutecznego dochodzenia roszczeń zasadne jest jej sporządzenie w formie pisemnej.
3. Jaka jest minimalna treść NDA, aby skutecznie chronić informacje poufne?
Podstawowym elementem treści umowy o zachowaniu poufności jest ustalenie zakresu informacji, jakie uznawane są za tajemnicę przedsiębiorstwa. Niewystarczające jest wprowadzenie tak często stosowanego m.in. w umowach o pracę sformułowania, że tajemnicą przedsiębiorstwa są „wszelkie informacje o działalności spółki, których ujawnienie mogłoby naruszać interesy spółki” – taka klauzula nie może stanowić podstawy do dochodzenia roszczeń przez przedsiębiorcę. Z tego względu niezbędne jest wymienienie przynajmniej przykładowego katalogu informacji, które powinny zostać zachowane w tajemnicy (np. opracowania, opinie, umowy), a najlepiej sporządzenie odrębnego dokumentu bądź regulaminu, w którym zostaną skonkretyzowane informacje poufne dla danego przedsiębiorcy.
Określenie celu, w jakim informacje są przekazywane
Warto sprecyzować cel zawarcia umowy o poufności, tzn. komu i dlaczego udostępniamy informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (np. pracownikom firmy X w celu wykonania badania due dilligence; Janowi Kowalskiemu w celu wykonania umowy o świadczenie usług). Często spotykane i prawidłowe są również zobowiązania, że przekazane informacje nie będą wykorzystane ani przetwarzane w inny sposób niż dla celów realizacji zawartej umowy.
Ustalenie minimalnych sposobów postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa
Ten element umowy o poufności nie jest niezbędny do zapewnienia jej skuteczności. Warto jednak wskazać przynajmniej minimalny katalog zachowań, jakie zdaniem przedsiębiorcy powinny być podejmowane wobec informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (np. odpowiednie zabezpieczanie dysków wymiennych hasłem, zakaz wynoszenia dokumentów poza miejsce pracy). Zasadne jest również wskazanie sposobu „zwrotu” informacji lub nośników danych zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa po zakończeniu współpracy.
Ustalenie zasad kontraktowej odpowiedzialności/ kary umowne
Ustawową podstawą odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa jest art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i art. 415 kodeksu cywilnego. W obu przypadkach przedsiębiorca, który dochodzi przysługujących mu roszczeń, musi wykazać spełnienie wszystkich określonych w danym przepisie przesłanek, w tym przede wszystkim przesłanki szkody. Dokładne wykazanie wysokości poniesionej szkody jest natomiast często utrudnione lub wręcz niemożliwe. Zasadne jest więc wprowadzenie do NDA kary umownej za naruszenie przepisów zawartej umowy (odpowiedzialność kontraktowa). W przypadku dochodzenia roszczeń na tej podstawie wystarczy jedynie wykazać, że doszło do naruszenia umowy prowadzącego do powstania szkody oraz że na tę okoliczność zastrzeżono karę umowną w odpowiedniej wysokości.
W przypadku wprowadzenia do NDA kary umownej należy zabezpieczyć się na wypadek, gdyby jej wysokość była niewystarczająca na pokrycie szkody poprzez zastrzeżenie w umowie prawa do dochodzenia odszkodowania przewyższającego karę umowną.
Okres obowiązywania umowy
Z uwagi na fakt, że jedynie pracownika obowiązuje ustawowe ograniczenie czasowe do zachowania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w poufności (do 3 lat od ustania stosunku pracy – z możliwością przedłużenia tego okresu na dłuższy czas w odrębnej umowie) oraz że przepisy nie precyzują, jak długo dana informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa (liczy się fakt wykazywania przez nią wartości gospodarczej dla danego przedsiębiorcy), warto sprecyzować okres przez jaki ma obowiązywać umowa o zachowaniu poufności, aby jak najpełniej uchronić się przed ewentualnym zaistnieniem szkody.
Podsumowując, warto odpowiednio sformułować postanowienia umowy o zachowaniu poufności, aby zapewnić realną ochronę interesów przedsiębiorcy, przeciwdziałać ewentualnym naruszeniom oraz skutecznie dochodzi roszczeń odszkodowawczych.
