ROZMOWA
Rozmowa z Hanną Rybitwą, dyrektorem ds. personalnych i administracji Autostrada Eksploatacja SA, firmy operatorskiej, zajmującej się bieżącą eksploatacją 255- km odcinka autostrady A2 pomiędzy Koninem a Świeckiem, prowadzącą zarówno utrzymanie zimowe i letnie, jak i pobór opłat.
Dlaczego Autostrada Eksploatacja SA zdecydowała się na digitalizację dokumentacji budowlanej powykonawczej? Jakie to przynosi Pani firmie oszczędności w skali rocznej?
Przede wszystkim czas, który należy poświecić na odszukanie konkretnego dokumentu. W przypadku dokumentów elektronicznych dostęp jest błyskawiczny, zza biurka, bez konieczności odwiedzania archiwum i przeglądania segregatorów, dlatego zdecydowaliśmy się na digitalizację dokumentów, które dotąd posiadaliśmy tylko w wersji papierowej.
Jakie inne korzyści (np. organizacyjne, powierzchniowe) osiągnęliście Państwo dzięki e-Archiwum?
Wygodny i szybki dostęp do dokumentów powoduje znaczny wzrost efektywności pracy, dodatkowo zyskaliśmy przestrzeń biurową oraz oszczędności związane z powielaniem dokumentów (papier, tusz itp.).
Jak wiele gromadzi Pani firma tego typu dokumentacji?
Digitalizacja objęła ok. 100 pudeł archiwizacyjnych dokumentacji.
Czy Pani firma sama zajęła się procesem digitalizacji dokumentów czy też wykorzystaliście Państwo outsourcing?
Digitalizację powierzyliśmy OSG Polska, ponieważ od wielu lat świadczy tego typu usługi i dysonuje niezbędnym doświadczeniem, umiejętnościami i narzędziami. Dzięki outsourcingowi nie musieliśmy kupować sprzętu do digitalizacji i angażować swoich pracowników, całym procesem zajęła się firma zewnętrzna, od archiwizacji, przez skanowania i indeksowania, po przechowywanie i udostępnienie dokumentacji w obu wersjach. Co istotne, przeglądając wersję elektroniczną możemy jednym kliknięciem zamówić dostawę oryginału dokumentu.
Czy digitalizujecie Państwo także inne dokumenty wytwarzane w Autostradzie Eksploatacja?
Dotychczasowe pozytywne doświadczenia spowodował, że zamierzamy rozwijać e-Archiwum OSG Polska w kolejnych obszarach naszej działalności.
W jaki sposób w e-Archiwum zapewnione jest bezpieczeństwo przechowywanych
danych przed niepożądanym dostępem do nich osób trzecich czy ewentualnymi atakami hakerów?
Tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do e-Archiwum, posiadają indywidualny login i hasło, podgląd dokumentów odbywa się z wykorzystaniem takiej samej technologia, jak w przypadku bankowości elektronicznej, transfer danych jest zabezpieczony certyfikatem SSL.
Jaką widzi Pani przyszłość w Polsce gromadzenia e-Archiwów przez inne firmy? Czy możliwe będzie zupełnie wyparcie papierowej dokumentacji w przedsiębiorstwach i instytucjach?
Oczywiście wyparcie papierowej dokumentacji musi postępować zgodne z polskim prawem, na dzień dzisiejszy jest możliwe np. w przypadku faktur. Natomiast z naszych doświadczeń wynika, że warto zainwestować w digitalizację dokumentacji do której sięgamy na co dzień, ponieważ przynosi to wymierne oszczędności czasu pracy, przestrzeni biurowej oraz sprzętu i serwisu, nawet jeśli wersję papierową należy utrzymywać ze względów prawnych.
