EN
Faktury kosztowe są podstawowym, cyklicznie przetwarzanym typem dokumentu w większości przedsiębiorstw. Od ich szybkiego, poprawnego zaksięgowania zależą rzetelność rozliczeń, terminowość płatności, a także skuteczność kontroli kosztów. Wiele organizacji wciąż opiera obieg faktur na manualnych, czasochłonnych procesach – drukowaniu, podpisywaniu, przesyłaniu e-mailem lub w formie papierowej, za pośrednictwem wewnętrznego obiegu, bądź poczty. Ten nieefektywny model można skutecznie usprawnić, wdrażając elektroniczny obieg faktur kosztowych. Czym różni się on w praktyce od tradycyjnych, manualnych procesów?
Dużo papieru, mało kontroli, czyli tradycyjny obieg dokumentów
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie rozpoczyna się od fizycznego dostarczenia lub wydrukowania faktury kosztowej. Taki dokument trafia do osoby odpowiedzialnej za opis merytoryczny, później przekazywany jest – osobiście albo mailem – do kolejnych akceptantów. Następnie faktura wpływa do działu księgowego, a dane są przepisywane ręcznie do systemu finansowo-księgowego.
W takim modelu każdy etap wymaga dokładności i czasu, a przepływ informacji jest podatny na zakłócenia.
Problemy pojawiają się np. choćby wtedy, gdy faktura zaginie, trafi do niewłaściwej osoby lub utknie w skrzynce mailowej. Szczególnie problematyczny okazuje się w dużych przedsiębiorstwach, gdzie liczba dokumentów jest większa. Proces ich przetwarzania staje się nieprzejrzysty i trudny do kontrolowania, brakuje informacji o tym, gdzie aktualnie znajduje się faktura i kto ją zatwierdza, to zaś może generować opóźnienia, maksymalizować ryzyko błędów i nadmiernie obciążać działy operacyjne.
Prościej, szybciej, bezpieczniej – elektroniczny obieg faktur
Elektroniczny obieg faktur kosztowych wygląda inaczej. Dokument jest generowany automatycznie w systemie lub digitalizowany w konkretnym cyfrowym środowisku – oprogramowaniu EOD. Może się to odbywać np. poprzez technologię OCR, czyli optyczne rozpoznanie treści na fizycznym dokumencie i przypisanie go do konkretnego obiegu, działu, kategorii itd. Wprowadzenie dokumentu do systemu inicjuje zdefiniowany workflow obiegu faktury: dokument trafia do właściwych osób według ustalonego scenariusza, a każdy użytkownik ma dostęp tylko do tych dokumentów, do których posiada odpowiednie uprawnienia, co gwarantuje bezpieczeństwo i porządek.
Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala zredukować czas potrzebny na akceptację faktur. Ogranicza błędy i zapewnia lepszy nadzór nad całym procesem. Każda czynność w systemie – od momentu wpływu dokumentu aż po jego zaksięgowanie lub archiwizację – jest rejestrowana, możliwa do weryfikacji i zgodna z polityką wewnętrzną. To zaś umożliwia szybki audyt, analizę czasu reakcji i raportowanie z poziomu jednego panelu.
Tradycyjny vs. elektroniczny obieg faktur – praktyczne różnice
Aby zrozumieć przewagę, jaką daje elektroniczny obieg dokumentów, warto porównać oba modele.
W tradycyjnym obiegu faktur kosztowych każda czynność wymaga fizycznej obecności dokumentu lub przynajmniej ręcznego działania. Faktura przychodzi mailem lub pocztą, jest drukowana i przekazywana dalej – najpierw do opisu, potem do akceptacji przez kolejne osoby, a na końcu do działu księgowego. W wielu przypadkach dokument „krąży” między biurkami lub w skrzynkach mailowych, co powoduje brak jasności, kto jest za niego odpowiedzialny, na jakim etapie się znajduje i ile czasu już spędził w obiegu.
Elektroniczny obieg faktur automatyzuje i porządkuje każdy etap procesu. Po wpłynięciu faktury do systemu – np. jako e-mail lub skan – dokument trafia do cyfrowego obiegu, w którym każda czynność została wcześniej zdefiniowana. System sam przypisuje zadanie do osoby odpowiedzialnej, informuje ją o konieczności akceptacji i śledzi czas realizacji. Dane z faktury są rozpoznawane automatycznie, a ich przekazanie do księgowości nie wymaga dodatkowego wprowadzania. Dzięki odpowiednim uprawnieniom tylko wskazane osoby mają dostęp do dokumentu, a każda zmiana jest rejestrowana. Faktura jest archiwizowana cyfrowo, dostępna z każdego miejsca i łatwa do odnalezienia w razie potrzeby – także na potrzeby kontroli, raportów czy analizy kosztów. Taki model eliminuje chaos, przyspiesza procesy i zapewnia pełną przejrzystość działania.
Co zyskujesz, przechodząc na elektroniczny system obiegu dokumentów?
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów to realna zmiana organizacyjna, która usprawni obieg dokumentów, poprawi komunikację między działami i pozwoli lepiej zarządzać danymi. Firma zyskuje system obiegu dokumentów, który wspiera codzienną pracę, zmniejsza koszty operacyjne i poprawia jakość decyzji. Dzięki temu możliwe są:
- skrócenie czasu procesowania faktur,
- wyeliminowanie zbędnych etapów,
- łatwiejsze zarządzanie dostępem i kontrola uprawnień,
- błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów i śledzenie statusu,
- zdalna praca bez ryzyka utraty dostępu do dokumentów,
- Łatwa integracja z zewnętrznymi systemami.
