Guzik: Skąd oni to wiedzą?
KOMENTARZ
Marcin Guzik
Partner, TenStep Spółka z.o.o.
Forum Ekonomiczne w Krynicy ze względu na swój charakter i obecność wpływowych polityków, biznesmenów i mediów słynie z ogłaszania dat zakończenia znaczących projektów. Podobnie było także i tym razem, kiedy dowiedzieliśmy się, że już niedługo bo pod koniec 2024 roku możemy liczyć na prąd z elektrowni atomowej.
Moje wieloletnie doświadczenie przy tzw. „mega projektach” podpowiada mi, że data ta może być zaledwie wypadkową wielu innych wskaźników. Światowa statystyka potwierdza, że aż 70% projektów nie kończy się w terminie – nawet jeśli są dobrze zaplanowane. Można sobie zadać pytanie, dlaczego tak się dzieje? Najczęściej, gdy daty są ogłaszane – jeszcze nie pozyskano gruntów, nie ma wydanych decyzji lokalizacyjnych czy środowiskowych, nie wyłoniono wykonawcy, nie dokonano dogłębnych analiz, a jedynie studia wykonalności czy ogólne obliczenia. Biznes zna te statystyki i do dat końca projektów z jednej strony, podchodzi ostrożniej – z drugiej, agresywnie. Rozważnie deklaruje się daty, wielkości budżetów, ponieważ to wpływa na ocenę wiarygodności przedsiębiorcy. Jeśli kilka razy zostanie się przyłapanym na obiecywaniu nierealnych rzeczy – na biznesowym rynku notowania spadają. Dostarczanie tego, co się obiecywało (pomimo problemów, zmian, turbulencji) jest za to bardzo cenione i (co tu dużo mówić) rzadkie. Dlatego jeśli już się coś deklaruje – przedsiębiorcy zazwyczaj wykazują determinację (czasem wręcz agresję) by ukończyć w terminie.
Przykłady projektów w których doszło do opóźnień można mnożyć. Już niedługo w Warszawie będziemy mogli cieszyć się z otwarcia drugiej linii metra, która początkowo miała być oddana w październiku 2013 roku, a obecnie mówi się o 30 września tego roku. Przy czym wstępnie założony budżet na ten projekt zostanie przekroczony o ponad 250 mln milionów złotych. Jako powód opóźnień podaje się znaczące przesuniecie harmonogramu inwestycji podczas pierwszego roku realizacji. Z naszych praktycznych obserwacji wynika, że tego typu poślizgi na początku inwestycji to zazwyczaj wynik w zbyt optymistycznym (i często błędnym) planowaniu i idące za tym problemy związane z zarządzaniem projektem.
Jak zatem projekt planuje przedsiębiorca, aby spełnić rygor zakończenia projektu w czasie? Bardzo dokładnie definiuje projekt oraz tworzy jego skrupulatny harmonogram. Definiowanie polega na nieustannym dookreślaniu po co, co i jak będzie wykonywane. Harmonogramowanie jest natomiast procesem modelowania działań. Przy użyciu prostych narzędzi informatycznych oblicza się ilość czasu, jaka jest niezbędna do wykonania prac, liczbę ludzi, wartość nakładów. Planowanie projektu to także badanie realności pomysłu i tego jak jest on podatny na zagrożenia (ryzyka). Zdarza się, że właśnie z powodu wielu potencjalnych trudności projektu się nie rozpoczyna lub ze względu na ryzyka przesuwa się datę końca prac.
Istotną rolę gra też koszt opóźnienia. To wartość strat (np. kar lub ilość pieniądza, jaka przepłynie do konkurentów) gdy projekt opóźni się. Wyznacza się ją w ujęciu dziennym, miesięcznym czy kwartalnym. Ta dana upraszcza obliczenia czy warto korygować projekt, gdy się opóźnił, gdyż zdarza się, że korekta jest droższa niż opóźnienie, które niweluje.
W sferze publicznej jest inaczej. Za obietnicą realizacji projektu nie często stoi człowiek. Raczej instytucja lub wiele organizacji. Nie ma jednoznacznej weryfikacji czy i co wykonano – bo któż miałby jej dokonać – sam deklarujący czy jego przełożony? – dlatego można obiecać wiele. Potem zawsze można się będzie wytłumaczyć. Jeśli istnieje jakieś w miarę logiczne uzasadnienie opóźnień – nie neguje się tego i nie wyciąga dotkliwych konsekwencji. A opinia publiczna wierzy. Tak było w przypadku stadionów narodowych, których opóźnienia wynikają ze zbytniego rozrostu kosztów przy jednoczesnym ograniczeniu zakresu prac. Tu także empiria podpowiada co jest przyczyną takiego stanu rzeczy. Zazwyczaj w projektach o znaczeniu strategicznym strona publiczna często nie uwzględnia specyfiki wielkich projektów i jednocześnie brakuje nadzoru (governance) nad projektem. Opóźnienia jak wiemy mogą być znaczące i tak jak w przypadku stadionu w Chorzowie mogą sięgać nawet do dwóch lat.
Zadeklarowana (czasem przypadkowo) data jest jednak święta dla wykonawców. Projekty publiczne wyłaniają ich na bazie prawa zamówień publicznych. To (choć rodzime) narzędzie jest mocno kłopotliwe i mało elastyczne. Mimo, że każdy projekt jest inny – a więc nie da się o nim powiedzieć nic na pewno – wykonawca musi wiedzieć jak będzie wyglądał świat do końca projektu i precyzyjnie zaplanować przyszłość na przykład na pięć lat do przodu. Moim zdaniem – dr Stanisław Gasik z Akademii Biznesu i Finansów Vistula trafnie twierdzi, że w projektach tych bardziej potrzeba jasnowidza niż planisty.
Na koniec więc dość paradoksalna konkluzja – ostrożnie podchodzę do deklarowanych dat ukończenia projektów. Ale jeśli one się opóźnią – nie uznaję tego za „realne opóźnienie”. One trwają tyle ile od początku miały trwać. Jedynie ogłoszono zbyt wczesne terminy ukończenia tych przedsięwzięć.
