Wiliński: Czy członek zarządu może zawrzeć umowę ze spółką?

19 września 2016, 15:00 Prawo

KOMENTARZ

Michał Wiliński

aplikant adwokacki w Kancelarii Prawnej RKKW – KWAŚNICKI, WRÓBEL i Partnerzy

W toku działalności prowadzonej przez spółkę kapitałową wielokrotnie dochodzi do konieczności podpisania umowy z członkiem jej zarządu. Najczęściej jest to umowa o pracę czy też kontrakt menadżerski. Nierzadko również członek zarządu zaciąga pożyczkę w spółce, czy też nabywa od niej jakiś majątek. Chociaż przepisy w tym względzie wydają się być klarowne, jest to zagadnienie przysparzające wiele problemów praktycznych i które rodzi poważne ryzyko zakwestionowania przez osoby trzecie czynności prawnej dokonanej pomiędzy spółką a członkami zarządu.

W stosunku zarówno do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jak i spółki akcyjnej Kodeks spółek handlowych („KSH”) przewiduje praktycznie identyczne uregulowanie co do reprezentacji spółki względem członka jej zarządu. I tak w umowie między spółki a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia (art. 210 § 1 KSH w odniesieniu do sp. z o.o. i art. 379 § 1 KSH w odniesieniu do S.A.). W tym miejscu chciałbym się pochylić nad kwestią reprezentowania spółki przez pełnomocnika.

Instytucja pełnomocnika powoływanego przez organ uchwałodawczy spółki ma szczególne znaczenie w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, w której często brak jest ustanowionej rady nadzorczej. W takim przypadku jedyna dostępna możliwość reprezentacji spółki w relacji z członkiem zarządu to właśnie ustanowienie pełnomocnika.

Jedną z pierwszych wątpliwości bywa to, kto może zostać takim pełnomocnikiem. Bezsporne w tej kwestii pozostaje, że do pełnomocnika takiego nie mają zastosowania ograniczenia które można znaleźć w KSH np. w stosunku do możliwości zasiadania w radzie nadzorczej spółki. Dlatego pełnomocnikiem może zostać zarówno członek rady nadzorczej (o ile w spółce z o.o. została ustanowiona), jak i jej prokurent. Nie ma też przeciwskazań do umocowania wspólnika bądź akcjonariusza, którzy brali udział przy podejmowaniu takiej uchwały. Najbardziej kontrowersyjną kwestią będzie natomiast zagadnienie umocowania członka zarządu spółki. Często dochodzi bowiem do sytuacji, że jako pełnomocnik do zawarcia umowy z jednym z członków zarządu zostaje ustanowiony inny członek zarządu. Jaki to ma wpływ na zawartą z drugim członkiem zarządu umowę?

Sąd Najwyższy dopuszczał już wcześniej taką możliwość, aby członek zarządu działał na podstawie pełnomocnictwa od spółki. Orzeczenia te wydawane były jednak w sprawach pracowniczych, gdzie sądy badały ważność umowy o pracę zawartej z członkiem zarządu. Niewątpliwie prawo pracy rządzi się trochę innymi regułami, gdzie prym wiedzie interpretacja pro-pracownicza. Stąd też orzecznictwo wydane na kanwie spraw pracowniczych nie powinno być wyznacznikiem interpretacji przepisów KSH. Pamiętać bowiem należy, iż przepisy art. 210 § 1 KSH oraz art. 379 § 1 KSH mają na celu właśnie wyeliminowanie sytuacji, gdy np. w dwuosobowym zarządzie z reprezentacją pojedynczą jeden z członków zarządu zawiera umowę z drugim, działając w imieniu spółki. Mimo iż komentowana sytuacja wymaga jeszcze podjęcia decyzji w tym zakresie, czyli uchwały, przez sferę właścicielską spółki, istnieją poglądy, iż umocowanie innego członka zarządu w tym trybie pozostaje w sprzeczności z brzmieniem tych przepisów. W efekcie umowie zawartej przez pełnomocnika na którego powołany został inny członek zarządu grozić będzie sankcja bezwzględnej nieważności.

W przypadku spółki z o.o. pojawia się także wątpliwość co do uznania poprawności podjęcia uchwały w sprawie powołania pełnomocnika spółki poza zgromadzeniem wspólników. Przepis art. 210 § 1 KSH (podobnie jak i art. 379 § 1 KSH) wprost bowiem wskazuje na uchwałę podjęta przez organ uchwałodawczy spółki. Argumentem za obowiązkiem podjęcia takiej uchwały podczas zgromadzenia pozostaje także okoliczność, iż decyzja w sprawie ustanowienia pełnomocnika, czyli w sprawie osobowej, powinna być podjęta w głosowaniu tajnym. Uniemożliwia to podjęcie uchwały w trybie wyrażenia zgody na piśmie, jednak zwolennicy swobody w tym zakresie wskazują, iż nie wyklucza tajności głosowania podjęcie uchwały w drodze głosowania pisemnego. Wydaje się ponadto, że podjęcie uchwały poza zgromadzeniem wspólników nie powinno negatywnie wpływać na ochronę spółki. Jednakże sugerowane jest postępowanie według literalnej wykładni przepisu, w szczególności mając na uwadze, że w przypadku spółki akcyjnej nie jest możliwe podjęcie uchwały poza walnym zgromadzeniem.

Kolejną kwestią wzbudzającą kontrowersje pozostaje forma udzielanego pełnomocnictwa. Aktualizuje się ona tylko i wyłącznie w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, gdyż w odniesieniu do spółki akcyjnej istnieje obowiązek protokołowania wszystkich uchwał walnego zgromadzenia przez notariusza. Powstaje jednak pytanie, czy w przypadku pełnomocnika spółki z o.o. powołanego do zawarcia z członkiem zarządu np. umowy zbycia nieruchomości konieczne jest zgodnie z Kodeksem cywilnym zachowanie odpowiedniej formy? I w tym przypadku ponownie mamy do czynienia z rozbieżnością w interpretacjach. Zdaniem bowiem Sądu Najwyższego do pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników nie stosuje się przepisów Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie, a zatem także i przepisów wymagających, by pełnomocnictwo było udzielone w takiej samej formie w jakiej ma być dokonana czynność prawna do której ono umocowuje (por. wyrok Sądu Najwyższego z 15.06.2012 r., II CSK 217/11). Orzeczenie to spotkało się z krytyką ze strony prawników, jako wyłom od zasady odpowiedniego stosowania przepisów Kodeksu cywilnego w sprawach nieuregulowanych w KSG. W odmiennym stanie faktycznym, dotyczącym nie tyle formy pełnomocnictwa co kwestii zakresu umocowania, Sąd Apelacyjny w Warszawie, w wyroku z dnia 19.03.2015 r. (sygn. akt VI ACa 718/13), wskazał, iż możliwe jest stosowanie przepisów Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie do pełnomocnictwa z art. 210 KSH, dopuszczając możliwość potwierdzenia czynności dokonanych z przekroczeniem umocowania, w trybie przepisów Kodeksu cywilnego. Na tej samej podstawie należałoby zatem przyjąć, iż znajdą zastosowania do pełnomocnictwa z art. 210 KSH przepisy o formie pełnomocnictwa. Powyższe wskazuje, że kwestia ta wymaga jeszcze jednoznacznego rozstrzygnięcia z uwagi na rozbieżne koncepcje forsowane przez orzecznictwo.

Podsumowując mając na uwadze częstokroć istotne skutki związane z nieprawidłowościami przy podpisaniu umów z członkami zarządu spółek kapitałowych, wskazać należy na poniższe ostrożnościowe dyrektywy postępowania w takich przypadkach:

pełnomocnikiem nie powinien być inny członek zarządu spółki, brak jest natomiast przeciwskazań by pełnomocnikiem tym był wspólnik/akcjonariusz, członek rady nadzorczej czy też prokurent;
w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uchwała powinna zostać podjęta na zgromadzeniu wspólników;
w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością formą właściwą dla uchwały obejmującej ustanowienie pełnomocnika powinna forma właściwa do dokonania czynności prawnej.